内部不正対策成功の鍵：情シス・人事・法務連携による技術活用と倫理的配慮の深化
はじめに
現代の企業活動において、内部不正リスクへの対応は喫緊の課題です。情報システム部門は、監視技術、データ分析、アクセス管理など、技術的な側面からこのリスク低減に貢献しています。しかし、内部不正は技術的な問題であると同時に、組織文化、従業員の行動、倫理観、さらには法的な側面が複雑に絡み合った問題です。そのため、技術的な対策だけでは不十分であり、人事部門や法務部門との連携が不可欠となります。
本稿では、内部不正対策における情報システム部門、人事部門、法務部門それぞれの役割を明確にし、これらの部門が連携することで技術活用と従業員の倫理・尊厳への配慮を両立させ、より効果的な対策を構築するための実践的なアプローチについて考察します。
内部不正対策における各部門の役割
効果的な内部不正対策は、組織全体のリスク管理の一環として捉える必要があります。情報システム部門は技術導入と運用を担いますが、その技術が従業員の活動に与える影響、法規制への適合性、組織文化への浸透といった側面は、他の部門との協働なくして最適化することは困難です。
情報システム部門の役割
情報システム部門は、内部不正対策の中核となる技術的基盤の構築と運用を担います。具体的な役割としては、以下の点が挙げられます。
- リスク評価・分析の技術支援: ログデータ、アクセス履歴、ネットワークトラフィックなどの技術的情報を収集・分析し、潜在的なリスクを可視化するツールや手法を提供します。UEBA（User and Entity Behavior Analytics）やSIEM（Security Information and Event Management）といったソリューションの導入・運用がこれに含まれます。
- 技術的対策の導入と運用: データ損失防止（DLP）、特権ID管理（PIM）、エンドポイント検出・対応（EDR）、ネットワークアクセス制御（NAC）など、不正行為を防止・検知・抑止するための技術的対策を選定、導入、継続的に運用します。
- インシデント発生時の技術的対応: デジタルフォレンジック、ログ解析、影響範囲特定など、インシデント発生時の技術的な調査と証拠保全を行います。
- セキュリティポリシーの技術的側面からの策定・実施: アクセス権限管理、パスワードポリシー、情報持ち出し制限など、ポリシーの技術的な強制力の確保と監視を行います。
情報システム部門は、これらの技術的な側面を担う一方で、導入・運用する技術が従業員のプライバシーや業務効率に与える影響を考慮し、必要に応じて技術的な調整や設定変更を行う責任も負います。
人事部門の役割
人事部門は、従業員の採用から退職に至るまでのライフサイクル全体に関与し、人的側面からのリスク管理を担います。内部不正対策における主な役割は以下の通りです。
- 採用・配置時のリスク評価: バックグラウンドチェックや適性評価などを通じて、不正リスクの高い人物を採用・配置する可能性を低減します。
- 従業員の倫理・コンプライアンス教育: 内部不正のリスク、企業のポリシー、倫理規程に関する教育プログラムを企画・実施し、従業員の意識向上を図ります。
- 組織文化の醸成: 従業員が不正行為をせず、あるいは不正の兆候を報告しやすい、信頼に基づいた健全な組織文化を育みます。これは技術的な監視体制だけでなく、心理的な安全性にも関わります。
- 従業員ケアと変化の察知: 従業員の不満やストレス、異常な行動の変化などを把握し、必要に応じて面談やサポートを提供します。これは、不正の動機となりうる要因を早期に発見・対処することにつながります。
- 退職時の手続きと情報管理: 退職に伴うアクセス権限の剥奪や情報資産の回収など、情報漏洩リスクを低減するための手続きを管理します。
人事部門は、従業員の行動や心情といった、技術だけでは捉えきれない領域を担当します。そのため、技術的対策が従業員のモチベーション低下や不信感につながらないよう、情報システム部門と密接に連携する必要があります。
法務部門の役割
法務部門は、内部不正対策に関わるあらゆる活動の適法性を担保し、法的リスクを管理します。主な役割は以下の通りです。
- 関連法規制への対応: 個人情報保護法、労働法、不正競争防止法など、内部不正対策に関連する国内外の法規制を遵守しているかを確認します。従業員の監視や個人情報の取り扱いに関する適法性の判断を行います。
- ポリシー・規程の法的レビュー: 就業規則、情報セキュリティポリシー、倫理規程などが、法令に準拠し、かつ企業の法的リスクを最小限に抑える内容であるかを確認します。
- 従業員への情報開示の適法性判断: 内部不正対策としてどのような技術を導入し、どのようなデータを収集・分析しているかについて、従業員にどこまで、どのように開示する必要があるかの法的判断を行います。
- インシデント発生時の法的対応: 外部機関への報告義務の確認、損害賠償請求、法的措置の検討など、インシデント発生時の法的対応を主導または支援します。
- 第三者との契約レビュー: 外部委託先やクラウドサービスプロバイダーとの契約において、情報セキュリティや内部不正対策に関する条項が適切であるかを確認します。
法務部門は、技術的な対策や人事的な施策が、法的に問題ない範囲で行われているかを判断する役割を担います。特に、従業員の監視や個人情報の取り扱いにおいては、プライバシー権とのバランスを考慮した法的アドバイスが求められます。
部門間連携による効果的な内部不正対策の実践
情報システム、人事、法務の各部門が独立して活動するのではなく、密接に連携することで、内部不正対策はより効果的かつ倫理的に実施できるようになります。
1. リスク評価とポリシー策定における共同作業
内部不正リスクの評価は、技術的脆弱性だけでなく、人的要因や組織文化、法的な制約も考慮して行う必要があります。情報システム部門は技術的なリスクシナリオを提供し、人事部門は従業員の行動パターンや組織の課題、法務部門は潜在的な法的リスクや遵守すべき規制に関する情報を提供します。これらの情報を統合することで、より網羅的で現実的なリスク評価が可能になります。
また、内部不正対策ポリシーや倫理規程の策定においても、これらの部門が共同で草案を作成し、レビューを行うことが重要です。情報システム部門は技術的な実行可能性や影響を、人事部門は従業員の理解や受け入れやすさを、法務部門は適法性を確認します。これにより、技術的に有効でありながら、従業員の倫理・尊厳を尊重し、法的に問題のないポリシーを策定できます。
2. 技術導入・運用フェーズにおける情報共有と合意形成
情報システム部門が新しい監視技術や分析ツール（例：UEBA）を導入する際、その技術が従業員のプライバシーにどのような影響を与えるか、どのようなデータが収集されるかといった情報は、人事部門や法務部門と事前に共有し、合意形成を図る必要があります。
- 情報システム部門から人事部門へ: 技術が従業員の行動をどのように「見える化」し、どのような異常検知基準を用いるかなどを説明します。人事部門は、これが従業員の働きがいや信頼関係に与える影響を評価し、必要なコミュニケーション計画を策定します。
- 情報システム部門から法務部門へ: 収集されるデータの種類、保存期間、利用目的などが個人情報保護法などの法令に適合しているか、従業員への通知・同意が必要かなどを確認します。法務部門の承認なしに、従業員の個人情報に関わる技術を導入・運用することは避けるべきです。
また、技術的な検知結果（例：UEBAによる異常スコアの上昇）が出た場合、その後の対応（例：人事部門による面談、法務部門への相談）について、あらかじめ部門間の連携プロセスを定めておくことが重要です。技術的な検知が、即座に懲戒処分につながるのではなく、まずは状況把握や原因究明のために人事的なアプローチや法的な精査を行うといった手順を明確にします。
3. 従業員へのコミュニケーションと教育における連携
内部不正対策技術の導入は、従業員にとって監視されていると感じさせ、不信感や反発を招く可能性があります。これを回避し、従業員の信頼を維持するためには、透明性のあるコミュニケーションと継続的な教育が不可欠です。
情報システム部門は、導入した技術の目的（不正防止と企業資産保護のためであること）や、どのような情報が、どのように利用されるか（必要最小限の範囲であること、正当な理由なく個人のプライバシーを侵害しないことなど）について、技術的な側面を正確に説明する情報を提供します。
人事部門は、この技術情報を基に、従業員が理解しやすい言葉で、なぜこれらの対策が必要なのか、従業員はどのように行動すべきか（ポリシー遵守）、そして企業の倫理規程や通報窓口について教育を行います。法務部門は、コミュニケーション内容や教育資料が法的に適切であるかを確認します。
三部門が協力して、従業員に対して一貫性のあるメッセージを発信し、質疑応答の機会を設けることで、従業員の納得と協力を得やすくなります。
4. インシデント対応における連携体制
内部不正インシデントが発生した場合、迅速かつ適切な対応が求められます。情報システム部門は技術的な調査を進め、証拠を保全します。人事部門は関係者からの聞き取りや状況把握を行います。法務部門は法的責任の評価、外部機関への報告要否、今後の法的措置について判断します。
インシデント発生時には、これら三部門に加えて、広報、経営層なども含めた「インシデント対応チーム」を編成し、役割と責任、情報共有のルールを明確にしておくことが重要です。情報システム部門が収集した技術的な証拠は、人事的な対応や法的な手続きの重要な根拠となりますが、その情報の取り扱いには法的な制約や倫理的な配慮が伴います。例えば、技術的な調査で得られた情報を、法務部門の確認なしに人事評価に直接利用することや、関係者以外に安易に開示することは避けるべきです。
連携を成功させるためのポイント
- トップマネジメントの関与: 部門連携の重要性を経営層が理解し、推進する姿勢を示すことが、各部門の協力を得る上で最も重要です。
- 共通理解の醸成: 各部門が、内部不正対策が単なる技術問題ではなく、経営リスク管理、人的資源管理、法的リスク管理の統合的な課題であることを理解し、共通の目標を持つことが必要です。
- 定期的な会議と情報共有: 定期的に三部門の担当者が集まり、リスク情報の共有、対策の進捗確認、課題の検討などを行う場を設けます。情報共有プラットフォームの活用も有効です。
- 役割と責任の明確化: 各フェーズにおける各部門の具体的な役割、責任範囲、情報共有のプロセスを事前に明確に定めておきます。
- 従業員の代表との対話: 労働組合や従業員代表がいる場合、内部不正対策の方針や技術導入について事前に説明し、理解を求めることも、従業員の信頼構築に繋がります。
まとめ
内部不正対策は、情報システム部門による高度な技術活用が不可欠である一方で、従業員の倫理・尊厳への配慮、法規制の遵守、そして健全な組織文化の醸成といった人間的・組織的な側面が成功の鍵を握ります。
情報システム部門、人事部門、法務部門がそれぞれの専門知識を結集し、リスク評価、ポリシー策定、技術導入・運用、インシデント対応、そして従業員へのコミュニケーションと教育といった各フェーズで緊密に連携することで、技術的な有効性を最大限に発揮しつつ、倫理的・法的な懸念を解消し、従業員の信頼を維持するバランスの取れた内部不正対策を構築・運用することが可能となります。
経営層は、これらの部門間の連携を積極的に支援し、組織全体で内部不正リスクに向き合う体制を整備することが、企業価値の向上と持続的な成長に不可欠であると言えます。